Surat Terbuka kepada PMH

Assalamualaikum dan Salam Sejahtera buat semua penggerak dan keluarga saya sekalian. Semoga masih berada dalam keadaan sihat dan sejahtera hendaknya. Surat Terbuka  ini saya tujukan kepada Majlis Tertinggi, Exco PMH dan Penggerak PMH sekalian.

Mukadimah

Surat ini adalah lanjutan penjelasan secara bertulis cadangan yang saya kemukakan pada Mesyuarat Perdana PMH yang telah diadakan pada yang lalu. Oleh sebab masa yang mesyuarat yang agak lewat habis dan penjelasan lanjut tidak dapat saya bentangkan, saya mengambil keputusan untuk memberi penjelasan secara bertulis tentang cadangan yang telah saya kemukakan dahulu.

Untuk makluman semua, surat ini adalah cadangan daripada diri saya sendiri berdasarkan kepada pengalaman dan penglibatan selama lebih kurang 1 tahun setengah dalam PMH dan juga melalui pandangan saya sendiri. Ini adalah sekadar pandangan peribadi saya sahaja. Saya berharap agar segala apa yang dicoretkan di sini diambil serius dan dikaji secara mendalam apa yang saya tuliskan.

Saya tidak mengharapkan semua cadangan saya diambil kira. Kajilah dengan teliti dan apa yang baik diambillah dan apa yang tidak baik ditinggalkan. Sebelum saya meneruskan penulisan ini, terlebih dahulu saya ingin memohon sejuta kemaafan andai dalam penulisan ini ada kalimah – kalimah yang tak sedap dibaca atau menyentuh peribadi. Mohon maaf atas segala-galanya.

Antara cadangan yang ingin dicadangkan ialah:

Semakan Semula Skop Tugasan Biro Program

Semakan dan penerangan kepada skop tugasan biro – biro dalam melaksanakan sesuatu program amatlah penting dalam memastikan sesebuah program berjalan dengan lancar tanpa ada kecelaruan tugasan oleh ahli – ahli yang terlibat. Hal ini kerana saya melihat skop tugasan dalam setiap biro amatlah sedikit dan mungkin ada antara penggerak PMH yang tidak memahami skop tugasan yang diamanahkan kepada mereka secara menyeluruh dan mungkin akan berlaku pertindihan kerja antara mereka.

Oleh yang demikian, saya mengharapkan agar semakan semula dan penjelasan tentang skop tugasan biro bagi program ini dapat dijelaskan kepada semua penggerak agar mereka faham tentang skop tugasan masing – masing.

Blue Print Ciri – Ciri Penggerak

Ini antara yang saya beri penekanan dalam cadangan saya kepada pihak Majlis Tertinggi suatu ketika dahulu. Ciri – ciri yang diperlukan untuk menjadi penggerak PMH mestilah dinyatakan secara bertulis dengan jelas dan terang bagi memudahkan pencarian penggerak PMH bagi setiap biro. Hal ini kerana tidak semua pelajar UiTM boleh menjadi penggerak PMH.

Dan saya mencadangkan blue print ini diwujudkan agar kita tidak bergantung semata – mata kepada yang mengikuti Bulatan Gembira sahaja yang boleh diambil sebagai penggerak. Bagaimana pula dengan yang tidak mengikuti BG? Adakah mereka tidak mempunyai peluang untuk menjadi sebahagian daripada keluarga PMH? Aad perkara lain yang perlu dan mesti diambil kira dalam pemilihan sebagai penggerak PMH. Untuk mewujudkan blue print ini, hendaklah diambil kira pandangan dari setiap ketua biro dalam PMH. Mungkin ada ciri – ciri khas yang diperlukan untuk menjadi penggerak bagi biro – biro tertentu. 

Sebagai contoh, untuk menjadi ahli Biro Tarbiyah, mungkin memerlukan ahlinya menghafaz beberapa surah atau hadis yang masyhur.

Ingin ditegaskan sekali lagi kepentingan blue print ini sebagai salah satu kayu pengukur dalam melantik penggerak PMH.

Penyata Kewangan PMH

Kewangan Persatuan atau sesebuah organisasi merupakan suatu perkara yang amat penting dan diambil kira dalam Mesyuarat Agung sesebuah persatuan atau organisasi. Dengan pengurusan kewangan yang baik, sesebuah persatuan akan dapat meneruskan perjalanan persatuan dengan efisien dan efektif. Tanpa pengurusan kewangan yang baik, perjalanan sesebuah persatuan akan menjadi kurang lancar dan berkesan.

Sama lah juga dengan PMH. Kita mempunyai sumber kewangan daripada sumbangan penggerak dan juga daripada jualan yang dilakukan oleh Biro Usahawan yang berperanan besar dalam membantu persatuan dalam mengumpulkan dana bagi membolehkan persatuan menjalankan program dan juga sebagai backup kepada program yang mungkin kekurangan pembiayaan. Saya tidak menafikan sumbangan biro lain dalam melaksanakan program PMH. 

Saya ingin mencadangkan agar Bendahari PMH membentangkan segala perkara yang berkaitan dengan perbelanjaan PMH kepada ahli penggerak sekalian. Hal ini penting bagi mewujudkan ketulusan dan ketelusan dalam perbelanjaan kewangan PMH. Bukan tidak mempercayai Bendahari, sekadar ingin tahu sahaja.

Secara kesimpulannya, kesemua biro memainkan peranan masing – masing dalam melaksanakan program persatuan dan juga dalam membantu Biro Usahawan dalam mencari dana bagi kegunaan persatuan.

Penglibatan Penggerak Baru

Penglibatan penggerak baru dalam persatuan ini amatlah penting sekali dalam usaha untuk melahirkan pemimpin pelapis untuk meneruskan legasi kepimpinan dalam PMH suatu hari nanti. Hal ini penting dalam usaha untuk mencungkil bakat yang terpendam dalam diri penggerak baru khusunya dan penggerak lama amnya. Ini kerana saya melihat melalui pandangan mata saya, penglibatan penggerak baru dalam mesyuarat bersama amatlah kurang sedikit jika dibandingkan dengan penggerak lama dari segi memberi idea, cadangan dan juga pandangan yang membina dalam persatuan. Mereka mempunyai idea yang baik dalam penulisan, cuma mungkin takut dan malu untuk menyuarakan pendapat.

Saya tidak menafikan peranan mereka dalam mengendalikan program persatuan. Kerjasama dan juga peranan yang dimainkan dalam program amatlah memuaskan hati saya walaupun mereka masih baru, tetapi keinginan untuk belajar dan bertanya kepada yang lama memang berlaku. Selain cepat belajar, mereka juga boleh menjadi ahli terbaik dalam kumpulan biro untuk sesutu program.

Cuma yang saya masih kurang berpuasa hati adalah dari segi kepimpinan dan juga komunikasi yang menjadi sedikit permasalahan. Mungkin ramai yang tidak menyedari perkara ini. Saya tekankan perkara ini sebab kedua – dua ciri ini amat penting dalam menjadi seorang ahli jawatankuasa yang baik. Saya kurang nampak kedua – dua ciri ini dalam kalangan ahli baru. Mungkin mereka masih baru dan masih belajar.

Cadangan saya ialah supaya pihak Majlis Tertinggi menggalakkan mereka untuk memberikan pendapat dan cadangan dalam setiap mesyuarat yang diadakan bersama. Setiap cadangan mestilah diterima dan jangan ditolak mentah – mentah oleh pihak MT. Tidak semua cadangan mesti dilaksanakan. Mesyuaratlah dan putuskan yang terbaik.

Selain itu, saya juga ingin mencadangkan kepada pihak MT supaya memberikan mereka satu program untuk dikendalikan oleh penggerak baru sahaja dengan pemantauan daripada MT atau penggerak lama. Ini penting bagi mereka belajar selok belok pengurusan sesuatu program bermula dari pembentukan ahli jawatankuasa program, penyediaan kertas kerja dan juga borang c, pengisian pelbagai borang pinjaman daripada kolej, mesyuarat program, postmortem dan juga pelbagai perkara yang mereka boleh belajar secara langsung apabila menjalankan program. Kita telah ajar mereka secara teori dan inilah masa yang paling baik untuk mereka mengaplikasikan teori tersebut dalam praktikal. Lantiklah seorang penggerak yang berpengalaman untuk dijadikan sebagai penasihat bayangan untuk membantu mereka dalam mengendalikan sesuatu program. Dengan ini, kita mengharapkan agar mereka dapat belajar dan terus aplikasikan apa yang telah diajar.

Mesyuarat

Mesyuarat atau Syura merupakan satu yang penting dalam mana – mana persatuan baik persatuan Islam atau persatuan lain. Hal ini kerana mesyuarat yang dijalankan itu mestilah menepati objektif dan tujuan ia diadakan. Sepanjang pengalaman saya dalam menerajui JPK Jasmine, saya mengendalikan 3 jenis mesyuarat iaitu mesyuarat program, mesyuarat mingguan dan juga mesyuarat postmortem program.

Ingin dicadangkan kepada PMH agar mesyuarat jangan melebihi 2 jam untuk mesyuarat biasa. Mungkin akan ada pertambahan masa untuk mesyuarat program dan juga postmortem nanti. Hal ini kerana kita tidak mahu menggunakan masa yang banyak untuk mesyuarat. Notis mesyuarat hendaklah dihantar sehari sebelum mesyuarat diadakan. Hal ini penting bagi memberi peluang kepada penggerak untuk menyusun jadual belajar mereka untuk disesuaikan dengan masa mesyuarat selain membolehkan ramai penggerak menyertai mesyuarat nanti. Tugas sebagai pelajar perlu diutamakan juga. 

Selain itu, saya mencadangkan agar mesyuarat bersama semua biro diadakan dalam kelas atau tempat yang mempunyai meja mesyuarat manakala mesyuarat dalam biro masing – masing bergantung pada ketua biro masing – masing. Susunan meja mesyuarat hendaklah dibuat berbentuk bulatan atau petak empat. Ini bagi memberi peluang kepada semua ahli untuk mengambil bahagian secara efektif dalam mesyuarat nanti.

Penubuhan Biro Lain

Penubuhan biro baru dalam PMH menjadi teras cadangan saya kepada pihak MT dalam mesyuarat perdana yang diadakan beberapa minggu yang lalu. Hal ini kerana saya melihat biro yang ada sekarang merupakan biro yang ditubuhkan sejak sekian lama oleh pentadbiran PMH yang terdahulu. Sekali lagi, saya tidak menafikan peranan biro lain dan tidak berhasrat untuk memberi cadangan kepada MT untuk menghapuskan mana – mana biro dalam PMH. Penubuhan biro lain ini penting dalam usaha untuk menaiktaraf dan menjadikan PMH sebuah persatuan yang berdaya saing dimasa akan datang.

Saya ingin mencadangkan agar ditubuhkan Biro Sukan & Rekreasi atau Biro Perhubungan Luar & Antarabangsa atau kedua – dua biro ini. Tidak timbul banyak biro dalam PMH kerana saya melihat banyak ruang yang perlu diterokai oleh PMH Puncak Perdana terutama dalam bidang sukan. Berdakwah melalui sukan memang merupakan senjata yang ampuh untuk menarik minat remaja. Saya akan huraikan nanti berhubung dengan perkara ini. Antara sebab ingin dicadangkan penubuhan Biro Sukan & Rekreasi ialah mengambil kira kegemaran dan juga minat pelajar terutama pelajar lelaki dalam bidang sukan. Selain itu, biro ini juga berperanan dalam menganjurkan aktiviti kesukanan bersama penggerak PMH secara berkala tanpa melibatkan wang dan dana yang banyak. Peluang keemasan ini perlu direbut oleh PMH dalam melebarkan usaha dakwah kepada pelajar.

Penubuhan Biro Perhubungan Luar dan Antarabangsa juga menjadi tulang belakang kepada persatuan. Hal ini kerana saya tidak mahu melihat PMH hanya jaguh dikampung sahaja. Harapan saya ingin melihat PMH setanding malah lebih hebat dari biro lain. Biro ini berperanan dalam menjalinkan kerjasama antara persatuan islam yang terdapat di UiTM dan juga universiti lain. Hal ini penting bagi kita untuk menimba pengalaman dan idea yang bernas dari persatuan lain dalam mengembangkan lagi usaha dakwah di Puncak Perdana. Selain itu, penganjuran dialog bersama persatuan lain menjadi platform penting dalam mengasah bakat kepimpinan dan komunikasi dalam kalangan penggerak PMH.

Penubuhan biro ini adalah cadangan yang telah lama ingin dicadangkan. Tapi terpulanglah kepada pihak MT dalam memutuskan perkara ini. Bincanglah dengan penasihat persatuan tentang biro ini dan buatlah keputusan yang terbaik. Lihat ke hadapan dalam usaha untuk menjadikan PMH sebuah persatuan yang terbaik di Puncak Perdana dan juga UiTM. Insyallah.

Template Kertas Kerja

Saya mencadangkan kepada MT supaya mewujudkan template kertas kerja yang seragam untuk digunakan oleh persatuan dalam membuat kertas kerja. Hal ini penting dalam mewujudkan keseragaman dan juga memudahkan kepada pengarah program untuk membuat kertas kerja nanti.

Keanggotaan Majlis Syura

Majlis Syura merupakan sebuah majlis yang terpenting dalam menggubal dasar dan juga sebagai pemutus dalam keputusan persatuan. Dalam usaha untuk menjadikan Majlis Syura sebagai majlis yang berkuasa penuh dalam persatuan, saya ingin mencadangkan agar diambil ketua bagi setiap biro untuk menganggotai majlis ini. Hal ini penting bagi memastikan keputusan yang akan dibuat nanti merupakan keputusan yang kolektif dan diterima semua pihak dengan hati yang terbuka. Tidak akan timbul keputusan yang berat sebelah sebab semua biro mempunyai peluang dalam memberi pandangan tentang keputusan yang bakal dibuat nanti.

Penggabungan Biro

Transformasi terhadap biro dalam PMH amat penting dalam usaha untuk menjadikan ianya lebih efektif dan berkesan. Mungkin ada pihak yang tidak menyedari kepentingan ini, namun saya melihat sebaliknya. Izinkan saya memberikan penjelasan. Bacalah dengan hati yang terbuka secara mendalam agar segala yang dilontarkan ini diteliti sebaiknya.

Saya ingin mencadangkan agar Biro Tarbiyah digabungkan dengan Biro Dakwah dan Surau menjadi BIRO TARBIYAH DAN DAKWAH. Mungkin ada yang mempersoalkan rasional penggabungan biro ini? Saya melihat Dakwah dan Tarbiyah saling memerlukan antara satu sama lain. Kedua – duanya memainkan peranan yang penting dalam pembinaan insan yang terbaik bagi persatuan ini. Tidak ada istilah tarbiyah dalam diri dan dakwah di luar. Biro Surau masih lagi diletak dan dikekalkan dalam biro ini, cuma tidak disebutkan sahaja.

Selain itu, saya mencadangkan agar Biro Kebajikan yang selama ini disekalikan dengan Biro Tarbiyah dipindahkan ke bawah Biro Keusahawanan menjadi BIRO KEUSAHAWANAN DAN KEBAJIKAN. Hal ini kerana usahawan memang mempunyai sumber kewangan yang dijana melalui aktiviti jualan yang dijalankan pada setiap program. Kebajikan selalunya memerlukan wang dan memang wajar diletakkan di bawah Biro Usahawan.

Bagi Biro Publisiti dan Multimedia, memang harus dikekalkan. Tiada apa – apa perubahan yang saya nampak perlu dilakukan terhadap biro ini.

Dengan penggabungan biro ini, biro lain boleh ditubuhkan nanti.

Notis Program

Saya mencadangkan agar diletakkan alamat blog dan Facebook PMH di notis program. Ini penting sebagai promosi kepada medium dakwah yang dikendalikan oleh PMH supaya pelajar sedar akan kewujudan medium ini dan dapat diakses oleh semua pelajar dalam mendapatkan maklumat terkini mengenai PMH.

Segala tulisan yang saya kongsikan dalam surat ini adalah pandangan peribadi saya selaku mantan penggerak PMH yang telah lama berkecimpung dalam persatuan ini. Cadangan yang saya utarakan di atas diharapkan agar dibincang dan diperhalusi secara mendalam oleh pihak MT dan dibawa berbincang bersama ahli yang lain serta dapatkan pandangan dan persetujuan daripada penasihat tentang kewajaran cadangan yang saya kemukakan di atas. Semoga setiap perubahan yang akan dijalankan menjadi batu loncatan dalam menjadikan PMH sebuah persatuan islam yang terbaik dan cemerlang dibumi Puncak Perdana dan UiTM amnya.

Saya tidak mengharapkan cadangan ini dilaksanakan semuanya. Segala-galanya diserahkan kepada pihak MT dan penasihat dalam menentukan sama ada cadangan ini baik diteruskan atau tidak. Kalau ada apa – apa yang tidak jelas dalam penulisan ini, tanyalah kepada saya. Mungkin tidak cukup penjelasan yang diberikan dalam surat ini. Penjelasan lanjut saya boleh berikan dalam usaha menjadikan PMH sebuah persatuan yang menjadi pilihan kepada pelajar di UiTM Kampus Puncak Perdana Insyallah.

“BERUBAH KE ARAH YANG LEBIH BAIK”

“MAJU BERSAMA ISLAM”

Yang benar,

MUHAMMAD SYAWAL BIN MAT GHANI

EXCO USAHAWAN (MANTAN)

PERSATUAN MAHASISWA HADHARI (PMH) PUNCAK PERDANA

14 JULAI 2013/ 5 RAMADHAN 1434 H