10 Etika Mesyuarat

Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh....

Insyallah hari ini saya ingin kongsikan 10 Etika Bermesyuarat yang perlu diketahui oleh setiap orang yang ingin menghadiri mesyuarat. Artikel asal dari Yahoo! yang diubah suai sedikit mengikut pengalaman sendiri. Semoga bermanfaat buat semua..

Antara 10 Peraturan Mesyuarat yang perlu diketahui adalah:

1. Be on Time/ Punctual on Time

Ini yang paling penting dalam pengurusan sesebuah mesyuarat. Ini kerana mesyuarat yang dijalankan tepat pada masanya akan dapat dihabiskan pada masa yang singkat. Kalau kehadiran ahli mesyuarat yang lambat, akan menyebabkan kelewatan pada masa mesyuarat. Lambat start, lambatlah habisnya...As simple as that.

Suatu ketika dahulu ketika memegang jawatan dalam JPK Jasmine, saya memang menitikbertakan tentang punctual on time. Kami siap buat dendan kalau yang datang mesyuarat lewat. Denda tu akan dimasukkan dalam Tabung JPK bagi mereka yang datang lewat. Itu sebenarnya antara langkah bagi mendidik para pemimpin untuk lebih menjadi seorang yang menepati masa.

Berkenaan dengan masa ini, saya selalu buat mesyuarat tidak lebih dari 2 jam melainkan terdapat banyak perkara yang perlu dibincangkan dan memerlukan tindakan segera. Ini akan dimaklumkan dahulu kepada semua ahli agar mereka dapat memberikan masa yang secukupnya dalam mesyuarat.

Saya juga tak suka buat mesyuarat jika tiada perkara besar dan penting untuk dibincangkan. Kalau hanya perkara remeh temeh sahaja, mesyuarat tidak akan diadakan. Perlu masa untuk belajar daripada membincangkan perkara remeh temeh.

2. Make Introduction

Ini perlu jika bermesyuarat dengan orang luar atau dengan orang luar. Kami di Barisan JPK Jasmine pernah bermesyuarat dengan Majlis Perwakilan Kolej Universiti Malaysia Terengganu semasa lawatan mereka ke Kolej Jasmine suatu ketika dahulu. Selain kami juga pernah mengadakan dialog bersama JPK Puncak Alam. Memang sebelum memulakan mesyuarat dan dialog, akan diperkenalkan diri masing - masing.

Kata orang, tak kenal maka tak cinta kan.... Bagi saya memang perlu diperkenalkan jika masih tidak kenal dengan ahli mesyuarat.

3. Have Strong Agenda

Agenda yang penting dan disusun kemas merupakan alat pembantu kepada perjalanan mesyuarat yang efisyen. Tanpa agenda yang kukuh, mesyuarat yang dijalankan hanya akan membuang masa dengan begitu sahaja. Tiada apa - apa yang terhasil nanti.

Biasanya, agenda akan dinyatakan dalam surat jemputan mesyuarat. Bagi saya, agenda mesyuarat akan dibentangkan sebelum mesyuarat dimulakan. Agenda yang penting perlu didahulukan untuk dibincangkan dalam mesyuarat dan diakhiri dengan agenda yang kurang penting. Elakkan bermesyuarat untuk agenda yang tidak penting atau agenda yang terlalu sedikit. Ini mungkin merugikan masa semata - mata.

4. Sit Appropriately

Duduk sengan posisi yang baik juga merupakan suatu etika yang perlu dipatuhi semasa bermesyuarat. Kalau kita duduk dengan posisi yang tidak baik, pengerusi mesyuarat boleh meneka bahasa badan sama ada kita suka atau tidak menghadiri mesyuarat tersebut, sukarela hadir atau paksa rela hadir. Bahasa badan boleh menentukan segalanya.

Duduk baik - baik dalam mesyuarat agar kita tidak dilabel kurang adab dalam mesyuarat oleh orang lain.

5. Speak Up

Dalam kalangan ahli mesyuarat, ada yang aktif dan ada yang pasif. Menjadi tanggungjawab pengerusi majlis untuk "mendiamkan" ahli yang terlalu aktif dan membuatkan ahli yang pasif untuk bercakap dan berkongsi pandangan dalam mesyuarat. 

Antara cara yang boleh dibuat adalah dengan meminta pandangan dari ahli yang pasif. Mungkin dengan cara ini boleh membuatkannya aktif sedikit.

6. Understand the unwritten speaking rules

Sebagai ahli mesyuarat, perlu untuk memahami undang - undang tak bertulis seperti masa untuk mencelah dalam mesyuarat. Ini penting bagi membolehkan kita mencelah pada perkara yang betul dan ditempat yang betul serta dengan orang yang betul.

7. Do not have your phone out

Nada deringan telefon memang akan membuatkan sesebuah mesyuarat menjadi terputus apabila ia berbunyi. Perlu diingatkan agar semua yang menyertai mesyuarat mesti meletakkan telefon dalam mode senyap atau tutup. Ini penting agar tidak mengganggu perjalanan mesyuarat nanti

Selain itu, perlu juga diingatkan agar dilarang sama sekali untuk bermain telefon semasa mesyuarat sedang dijalankan.

8. You can drink coffee, but you need permission for anything else

Ada perkara yang boleh dibuat dengan persetujuan bersama. Contohnya minum atau makan semasa mesyuarat dijalankan. Saya pernah mesyuarat sambil makan. Tidak menjadi kesalahan bagi mengelakkan rasa mengantuk atau letih dalam mesyuarat yang mengambil masa yang agak lama untuk makan atau minum yang ringan.

Dalam mesyuarat yang pernah saya hadiri juga, ada diletakkan secawan minuman dan kuih muih untuk ahli mesyuarat. Pandai - pandailah makan dan minum. Yang penting, jaga adab semasa makan dan minum dalam mesyuarat.

9. Clean up after yourself

Dah makan, simpanlah...Jangan buang merata - rata sampah yang dihasilkan tu.

10. Don't save all your questions for the end

Kalau ada soalan yang ingin diajukan, silakan berbuat demikian semasa mesyuarat masih berlangsung. Jangan ditunggu sehingga masa tamat. Mungkin akan terlupa apa yang hendak ditanyakan.

Sebelum selesai mesyuarat, round table lah dahulu kalau ada persoalan yang ingin diajukan oleh ahli mesyuarat. Ini lebih baik...

Sumber artikel: http://my.news.yahoo.com/10-etiquette-rules-meetings-every-183100020.html