Skip to main content

10 Etika Mesyuarat


Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh....

Insyallah hari ini saya ingin kongsikan 10 Etika Bermesyuarat yang perlu diketahui oleh setiap orang yang ingin menghadiri mesyuarat. Artikel asal dari Yahoo! yang diubah suai sedikit mengikut pengalaman sendiri. Semoga bermanfaat buat semua..

Antara 10 Peraturan Mesyuarat yang perlu diketahui adalah:
1. Be on Time/ Punctual on Time

Ini yang paling penting dalam pengurusan sesebuah mesyuarat. Ini kerana mesyuarat yang dijalankan tepat pada masanya akan dapat dihabiskan pada masa yang singkat. Kalau kehadiran ahli mesyuarat yang lambat, akan menyebabkan kelewatan pada masa mesyuarat. Lambat start, lambatlah habisnya...As simple as that.

Suatu ketika dahulu ketika memegang jawatan dalam JPK Jasmine, saya memang menitikbertakan tentang punctual on time. Kami siap buat dendan kalau yang datang mesyuarat lewat. Denda tu akan dimasukkan dalam Tabung JPK bagi mereka yang datang lewat. Itu sebenarnya antara langkah bagi mendidik para pemimpin untuk lebih menjadi seorang yang menepati masa.

Berkenaan dengan masa ini, saya selalu buat mesyuarat tidak lebih dari 2 jam melainkan terdapat banyak perkara yang perlu dibincangkan dan memerlukan tindakan segera. Ini akan dimaklumkan dahulu kepada semua ahli agar mereka dapat memberikan masa yang secukupnya dalam mesyuarat.

Saya juga tak suka buat mesyuarat jika tiada perkara besar dan penting untuk dibincangkan. Kalau hanya perkara remeh temeh sahaja, mesyuarat tidak akan diadakan. Perlu masa untuk belajar daripada membincangkan perkara remeh temeh.

2. Make Introduction

Ini perlu jika bermesyuarat dengan orang luar atau dengan orang luar. Kami di Barisan JPK Jasmine pernah bermesyuarat dengan Majlis Perwakilan Kolej Universiti Malaysia Terengganu semasa lawatan mereka ke Kolej Jasmine suatu ketika dahulu. Selain kami juga pernah mengadakan dialog bersama JPK Puncak Alam. Memang sebelum memulakan mesyuarat dan dialog, akan diperkenalkan diri masing - masing.

Kata orang, tak kenal maka tak cinta kan.... Bagi saya memang perlu diperkenalkan jika masih tidak kenal dengan ahli mesyuarat.

3. Have Strong Agenda

Agenda yang penting dan disusun kemas merupakan alat pembantu kepada perjalanan mesyuarat yang efisyen. Tanpa agenda yang kukuh, mesyuarat yang dijalankan hanya akan membuang masa dengan begitu sahaja. Tiada apa - apa yang terhasil nanti.

Biasanya, agenda akan dinyatakan dalam surat jemputan mesyuarat. Bagi saya, agenda mesyuarat akan dibentangkan sebelum mesyuarat dimulakan. Agenda yang penting perlu didahulukan untuk dibincangkan dalam mesyuarat dan diakhiri dengan agenda yang kurang penting. Elakkan bermesyuarat untuk agenda yang tidak penting atau agenda yang terlalu sedikit. Ini mungkin merugikan masa semata - mata.

4. Sit Appropriately

Duduk sengan posisi yang baik juga merupakan suatu etika yang perlu dipatuhi semasa bermesyuarat. Kalau kita duduk dengan posisi yang tidak baik, pengerusi mesyuarat boleh meneka bahasa badan sama ada kita suka atau tidak menghadiri mesyuarat tersebut, sukarela hadir atau paksa rela hadir. Bahasa badan boleh menentukan segalanya.

Duduk baik - baik dalam mesyuarat agar kita tidak dilabel kurang adab dalam mesyuarat oleh orang lain.

5. Speak Up

Dalam kalangan ahli mesyuarat, ada yang aktif dan ada yang pasif. Menjadi tanggungjawab pengerusi majlis untuk "mendiamkan" ahli yang terlalu aktif dan membuatkan ahli yang pasif untuk bercakap dan berkongsi pandangan dalam mesyuarat. 

Antara cara yang boleh dibuat adalah dengan meminta pandangan dari ahli yang pasif. Mungkin dengan cara ini boleh membuatkannya aktif sedikit.

6. Understand the unwritten speaking rules


Sebagai ahli mesyuarat, perlu untuk memahami undang - undang tak bertulis seperti masa untuk mencelah dalam mesyuarat. Ini penting bagi membolehkan kita mencelah pada perkara yang betul dan ditempat yang betul serta dengan orang yang betul.

7. Do not have your phone out

Nada deringan telefon memang akan membuatkan sesebuah mesyuarat menjadi terputus apabila ia berbunyi. Perlu diingatkan agar semua yang menyertai mesyuarat mesti meletakkan telefon dalam mode senyap atau tutup. Ini penting agar tidak mengganggu perjalanan mesyuarat nanti

Selain itu, perlu juga diingatkan agar dilarang sama sekali untuk bermain telefon semasa mesyuarat sedang dijalankan.

8. You can drink coffee, but you need permission for anything else

Ada perkara yang boleh dibuat dengan persetujuan bersama. Contohnya minum atau makan semasa mesyuarat dijalankan. Saya pernah mesyuarat sambil makan. Tidak menjadi kesalahan bagi mengelakkan rasa mengantuk atau letih dalam mesyuarat yang mengambil masa yang agak lama untuk makan atau minum yang ringan.

Dalam mesyuarat yang pernah saya hadiri juga, ada diletakkan secawan minuman dan kuih muih untuk ahli mesyuarat. Pandai - pandailah makan dan minum. Yang penting, jaga adab semasa makan dan minum dalam mesyuarat.

9. Clean up after yourself

Dah makan, simpanlah...Jangan buang merata - rata sampah yang dihasilkan tu.

10. Don't save all your questions for the end

Kalau ada soalan yang ingin diajukan, silakan berbuat demikian semasa mesyuarat masih berlangsung. Jangan ditunggu sehingga masa tamat. Mungkin akan terlupa apa yang hendak ditanyakan.

Sebelum selesai mesyuarat, round table lah dahulu kalau ada persoalan yang ingin diajukan oleh ahli mesyuarat. Ini lebih baik...

Comments

  1. ehhh.. ehh.. rindu time dlm gambo tu.. heee

    ReplyDelete
  2. Ha3...rindu jugak...tapi masa kita dah lepas...sekarang masa orang lain dah....

    ReplyDelete

Post a Comment

Assalamualaikum W.B.T

Cer Komen SIkit...hi3

Popular posts from this blog

Secebis Pengalaman, Secoret Kenangan

Semalam, 3 Disember 2014, genaplah sebulan saya bekerja di Flextronics (P5, Perai, Pulau Pinang). Ini catatan pertama dan terakhir saya untuk entri kerja kilang ini. Sebab apa.......baca sampai habis entri kali ini.

Alhamdulillah, niat untuk mencari pengalaman bekerja sebagai "mat kilang" sudah tercapai dan terlaksana. Sejarahnya bermula kalau tak silap pada 27 Oktober 2014 di Dewan Majlis Daerah Machang, Kelantan. Temuduga terbuka telah diadakan disana dan saya telah mengunjunginya dan dipendekkan cerita, berjaya dalam "temuduga" sebagai Operator Pengeluaran di kilang Flextronics, Penang (tak da lah temuduga sangat, isi borang dan jawab soalan matematik sikit, dah dapat). Orang kata rezeki lah sebab memang kilang ni nak pakai ramai Operator. Beberapa ratus orang jugak lah nak pakai.

Sebab utama saya tertarik nak bekerja disini selain ingin mencari pengalaman kerja sebagai pekerja kilang adalah disebabkan oleh ada hostel yang disediakan oleh kilang (Flat di Taman Sun…

Cabaran Pekerja Baru BDE Allianz Malaysia

Semalam, genap 4 hari saya mencuba nasib bekerja sebagai seorang Business Development Executive (BDE) di syarikat Allianz Malaysia Kota Bharu. Jawatan yang memang berbeza dengan apa yang saya harapkan dan bukan dalam bidang pengajian. Walau apa pun, saya nak cuba kerja dalam bidang ini dahulu. Cari pengalaman dalam bidang yang lain...
Masa tengok iklan di laman web masa dulu, memang menarik tawaran dia. 
Iklan dia kat bawah ni....
Kerja Kosong Clerk Admin/Executive - 28 Feb 2015 Jawatan Kosong Clerk Admin/Executive
Peluang bekerja di Syarikat Kewangan Terkukuh di Malaysia
Syarat-syarat bagi permohonan jawatan Clerk Admin/Consultant
-Kelayakan Spm,Diploma,Degree -Minimum Umur 21-30 tahun -Mempunyai kenderaan sendiri -Tiada Pengalaman/ Berpengalaman dialukan -Training disediakan -Berpewatakan Menarik
Berminat sms nama, umur,lokasi & jenis kenderaan ke 0183198023 contoh: zaara, 25 tahun, kuala lumpur, kereta hantar ke 0183198023
2 Mac 2015 yang lalu, saya dipanggil untuk sesi temuduga di Pejabat A…

Temuduga JPK: Suatu Catatan..

Assalamualaikum dan Selamat Sejahtera buat semua yang masih mengikuti saya di Blog SERAIKAYU123 ini. Semoga kalian berada dalam keadaan sihat sejahtera hendaknya.
Hari ini, entri yang ingin dicoretkan di sini adalah berkenaan dengan Interview Sekretariat JPK Jasmine Tahun 2011.
Teringat dengan sesi Interview Sekretariat yang saya pernah jalankan bersama – sama dengan Majlis Tertinggi JPK Jasmine pada sekitar tahun 2011 yang lalu untuk memilih beberapa kekosongan bagi jawatan Sekretariat, iaitu pembantu kepada EXCO JPK. antara jawatan yang kosong bagi sekretariat pada masa itu seingat saya adalah seperti Sekretariat Akademik, Kepimpinan, Disiplin &  Keselamatan, Aduan & Kebajikan, Kreativiti & Inovasi, Publisiti & Multimedia, Perhubungan Dalaman, Perhubungan Luar & Antarabangsa, Agama & Kerohanian, Kesenian & Kebudayaan , Sukan & Rekreasi dan Keusahawanan.
Pengalaman sebagai Panel Penemu duga dalam sesi temu duga yang diadakan memang kalau diingat boleh me…